Wydawanie zezwoleń na korzystanie z dróg w sposób szczególny

Problematyka wykorzystania dróg w sposób szczególny uregulowana jest przepisami ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku Prawo o ruchu drogowym, zamieszczonymi w Dziale II, Rozdział 5, Oddział 5 (art. 65-65i).

Zawody sportowe, rajdy, wyścigi, przewóz osób kolejką turystyczną i inne imprezy, które powodują utrudnienia w ruchu lub wymagają korzystania z drogi w sposób szczególny, mogą się odbywać pod warunkiem zapewnienia bezpieczeństwa porządku podczas trwania imprezy oraz uzyskania zezwolenia na jej przeprowadzenie.

Do tych imprez nie stosuje się przepisów o bezpieczeństwie imprez masowych, z wyłączeniem przepisów regulujących organizację oraz uprawnienia służb porządkowych (art. 65 h ust. 3 ustawy – Prawo o ruchu drogowym).

I. Właściwość miejscowa organów:
1) Zezwolenie wydaje organ zarządzający ruchem na drodze, na której odbywa się impreza, z tym że jeżeli impreza odbywa się na drogach podległych kilku organom – organem właściwym jest: 
a) w przypadku dróg różnych kategorii - organ zarządzający ruchem na drodze wyższej kategorii; 
b) w przypadku dróg tej samej kategorii - organ właściwy ze względu na miejsce rozpoczęcia imprezy (art. 65 b ust. 1 ustawy – Prawo o ruchu drogowym).               

2) Marszałek Województwa Podlaskiego, jako organ zarządzający ruchem na drogach wojewódzkich, wydaje zezwolenie na imprezy odbywające się lub rozpoczynające na terenie województwa podlaskiego z wyjątkiem miast na prawach powiatu (Białystok, Łomża i Suwałki) na drogach wojewódzkich lub wojewódzkich i niższych kategorii.

II. Wniosek o wydanie zezwolenia:  
Pisemny wniosek organizatora imprezy należy złożyć co najmniej na 30 dni przed planowym terminem jej rozpoczęcia do organu zarządzającego ruchem na drodze (art. 65 b ust. 1 ustawy – Prawo o ruchu drogowym). 
W tym samym terminie organizator imprezy przesyła kopię wniosku wraz z wymaganymi dokumentami do (art. 65 b ust. 2 ustawy – Prawo o ruchu drogowym):          
1) właściwego ze względu na miejsce rozpoczęcia imprezy komendanta wojewódzkiego Policji, a także 
2) komendanta oddziału Straży Granicznej - jeżeli impreza odbywa się w strefie nadgranicznej, lub 
3) komendanta jednostki Żandarmerii Wojskowej - jeżeli impreza jest przeprowadzana na drogach przebiegających lub przyległych do terenów będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej.

III. Dokumenty od wnioskodawcy (strony):   
1) Wniosek organizatora imprezy (wzór w załączeniu) zawierający:            
a) imię i nazwisko lub nazwę oraz adres zamieszkania lub siedzibę, numer telefonu (fax-u) organizatora imprezy;
b) rodzaj i nazwę imprezy;  
c) informację o miejscu i dacie rozpoczęcia, przebiegu oraz zakończenia imprezy;  
d) informację o przewidywanej liczbie uczestników imprezy;       
e) wykaz osób reprezentujących organizatora w sprawach zabezpieczenia trasy lub miejsca imprezy; 
f) podpis organizatora lub jego przedstawiciela (art. 65 b ust. 3 ustawy – Prawo o ruchu drogowym).  

2) Do wniosku należy dołączyć (wszystkie załączniki w formie oddzielnych dokumentów wymagane są na dzień składania wniosku):         
a) szczegółowy regulamin określający w szczególności zasady zachowania uczestników imprezy istotne dla bezpieczeństwa ruchu drogowego;               
b)  wykaz osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg i zabezpieczenie imprezy na terenie poszczególnych województw oraz w miejscach rozpoczęcia i zakończenia każdego odcinka, a także w miejscach wymagających szczególnego zabezpieczenia;,           
c) program imprezy ze szczegółowym opisem trasy i podaniem odległości między poszczególnymi jej odcinkami oraz określony w minutach i kilometrach program przejazdu lub przejścia uczestników przez poszczególne miejscowości i granice województw (elementy „programu imprezy” dot. odległości oraz program przejazdu – nie są wymagane w przypadku imprez stacjonarnych organizowanych w jednej lokalizacji);       
d) plan zabezpieczenia trasy lub miejsca imprezy (wzór w załączeniu) obejmujący:  
- listę osób wchodzących w skład służby porządkowej, ich rozmieszczenie oraz elementy ubioru wyróżniające te osoby;
- pisemną instrukcję określającą zadania służb porządkowych, opracowaną w uzgodnieniu z Policją (uzgodnienie wymagane na dzień składania wniosku);            
 - rodzaj i ilość środków technicznych do zabezpieczenia imprezy, a w szczególności:         
• znaków lub tablic ostrzegawczych i informacyjnych;   
• lin, taśm lub wstęg służących do oznaczenia trasy lub miejsca imprezy;  
• barier, płotków lub przegród służących do odgradzania miejsca imprezy oraz miejsce ich rozlokowania;

- rodzaje, zakres i sposób zabezpieczenia ratowniczego imprezy, w uzgodnieniu z właściwym komendantem powiatowym Państwowej Straży Pożarnej oraz innymi służbami ratowniczymi, w tym z właściwymi dysponentami jednostek systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego (uzgodnienia wymagane na dzień składania wniosku),

- sposób oznaczenia miejsc niebezpiecznych dla uczestników imprezy;

- oznakowanie pojazdów uczestniczących w imprezie i towarzyszących tej imprezie;

- rodzaje zezwoleń umożliwiających poruszanie się osób lub pojazdów w miejscach wyłączonych z ruchu publicznego;

- organizację łączności bezprzewodowej między organizatorem imprezy a Policją w trakcie trwania imprezy;

- sposób informowania o ograniczeniach w ruchu drogowym wynikających z przebiegu imprezy – przed imprezą i w trakcie jej trwania;

e) zobowiązanie organizatora do przywrócenia do poprzedniego stanu pasa drogowego na trasie przejazdu, przejścia lub miejsca pobytu uczestników imprezy, a w przypadku uszkodzenia pasa drogowego lub urządzeń drogowych będącego następstwem imprezy – do ich bezzwłocznego naprawienia lub pokrycia kosztów tych napraw,
f) pisemna zgoda właściciela lasu na przeprowadzenie imprezy w razie przeprowadzania jej na terenach leśnych,
g) pisemne oświadczenie (wzór w załączeniu) o spełnieniu przez organizatora warunków określonych w art. 65 a ust. 2 i 3 ustawy - Prawo o ruchu drogowym,
h) dowód uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie zezwolenia jeżeli jest wymagana (lub dokument potwierdzający zwolnienie z opłaty).

Uwaga!!! Dokumenty urzędowe stanowiące załączniki do wniosku należy składać w oryginale, ewentualnie w kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem notarialnie lub przez organ, który go wydał.

WNIOSKI SKŁADANE DO UMWP MUSZĄ ZAWIERAĆ WSZYSTKIE ELEMENTY WSKAZANE W PKT. 1 i 2 Dz. III NINIEJSZEJ INSTRUKCJI. W PRZYPADKU JAKICHKOLWIEK BRAKÓW DOKUMENTACJI LUB INFORMACJI WYMAGANYCH W SPRAWIE, ORGANIZATOR ZOSTANIE WEZWANY DO UZUPEŁNIENIA WNIOSKU – ZGODNIE Z ART. 64 § 2 USTAWY Z DNIA 14 CZERWCA 1960 R. – KODEKS POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO – Z POUCZENIEM, IŻ NIEUSUNIĘCIE BRAKÓW SPOWODUJE POZOSTAWIENIE WNIOSKU (PODANIA) BEZ ROZPOZNANIA.

3) Organ zarządzający ruchem może wezwać organizatora imprezy do:  

- opracowania projektu organizacji ruchu;      
- udzielenia dokładnych informacji dotyczących imprezy;           
- przedstawienia dodatkowych dokumentów świadczących o spełnieniu warunków określonych w art. 65a ust. 2 i 3 ustawy – Prawo o ruchu drogowy;

IV.Obowiązki organizatora imprezy:
1) Organizator imprezy jest obowiązany zapewnić (art. 65a ust. 1 i 2 ustawy – Prawo o ruchu drogowym):     

a) bezpieczeństwo osobom obecnym na imprezie oraz porządek podczas trwania imprezy;
b) spełnienie wymagań określonych w szczególności w przepisach prawa budowlanego, przepisach sanitarnych; przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej oraz ochrony środowiska;
c) wyróżniającą się elementami ubioru służbę porządkową i informacyjną;
d) pomoc medyczną i przedmedyczną, dostosowaną do liczby uczestników imprezy, a także odpowiednie zaplecze higieniczno-sanitarne;
e) drogi ewakuacyjne oraz drogi umożliwiające dojazd służb ratowniczych i Policji, Straży Granicznej oraz Żandarmerii Wojskowej;
f) warunki zorganizowania łączności między podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy; 
g) sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz środki gaśnicze niezbędne do zabezpieczenia działań ratowniczo-gaśniczych;
h) w razie potrzeby pomieszczenie dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy;
i) środki techniczne niezbędne do zabezpieczenia imprezy, a w szczególności:

 - znaki lub tablice ostrzegawcze i informacyjne;            
 - liny, taśmy lub wstęgi służące do oznaczania trasy lub miejsca imprezy-
 - bariery, płotki lub przegrody służące do ogradzania miejsca imprezy;

2) Organizator imprezy jest obowiązany (art. 65a ust. 3 ustawy – Prawo o ruchu drogowym):

a) uzgodnić z organami zarządzającymi ruchem na drogach przebieg trasy, na której ma się odbywać impreza;
b) współdziałać z Policją oraz, jeżeli impreza odbywa się w strefie nadgranicznej albo na drogach przebiegających przez tereny lub przyległych do terenów będących w zarządzenie jednostek organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej lub na drogach przyległych do tych terenów, odpowiednio ze Strażą

Graniczną lub żandarmerią Wojskową:

 - uzgadniając przebieg trasy lub miejsce imprezy;         
 - stosując polecenia dotyczące prawidłowego zabezpieczenia imprezy;   
 - dokonując wspólnego objazdu trasy lub miejsca imprezy;                                                                                                                                                         c) sporządzić plan określający sposoby zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego podczas imprezy na terenie poszczególnych województw (druk stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji);
d) opracować regulamin oraz program imprezy;
e) ustalić z Policją oraz, jeżeli impreza odbywa się w strefie nadgranicznej albo na drogach przebiegających przez tereny lub przyległych do terenów będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, odpowiednio ze Strażą Graniczną lub Żandarmerią Wojskową terminy spotkań organizowanych w celu uzgodnienia spraw związanych z zabezpieczeniem imprezy;  
f) zapewnić realizację planu, o którym mowa w pkt 2 lit c);           
g) uzgodnić z zarządcą drogi obszar wykorzystania pasa drogowego oraz sposób i termin przywrócenia go do stanu poprzedniego;               
h) powiadomić przedsiębiorstwa komunikacji publicznej o przewidywanym czasie występowania utrudnień w ruchu drogowym;
i) na polecenie organu zarządzającego ruchem na drodze opracować projekt organizacji ruchu w uzgodnieniu z Policją;
j) udzielić dokładnych informacji dotyczących imprezy, na żądanie: organu zarządzającego ruchem, zarządcy drogi, Policji, przedsiębiorstwa komunikacji publicznej, Straży Granicznej, Żandarmerii Wojskowej a także wojewody właściwego ze względu na miejsce odbywania się imprezy, jeżeli są one niezbędne do realizacji ich zadań w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego.

V. Dokumenty uzyskiwane w postępowaniu przez organ wydający zezwolenie:

1) Opinia komendanta wojewódzkiego Policji - właściwego ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy.
2) Opinia właściwego komendanta Oddziału Straży Granicznej lub komendanta jednostki Żandarmerii Wojskowej w przypadku imprezy odbywającej się na drogach w strefie nadgranicznej albo na drogach przebiegających lub przyległych do terenów będących w zarządzie jednostek organizacyjnych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej.        
3) Uzgodnienie zakresu ograniczenia ruchu i wynikających stąd warunków przeprowadzenia imprezy z organami zarządzającymi ruchem na drogach, na których ma się odbyć impreza. (art. 65b ust. 5 ustawy – Prawo o ruchu drogowym)

VI. Uwagi:

1) W przypadku, gdy realizacja imprezy wymaga uzyskania oddzielnego zezwolenia (decyzji) na zajęcie pasa drogowego - stosowne zezwolenie organizator winien uzyskać od zarządu drogi.

2) Organ wydający zezwolenie odmawia jego wydania (art. 65c ustawy – Prawo o ruchu drogowym): 
a) jeżeli organizator nie spełnia warunków określonych w art. 65a ust. 2 i 3;            
b) istnieje niebezpieczeństwo zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego albo mienia wielkiej wartości;

c) jeżeli pomimo spełnienia warunków określonych w art. 65a ust. 2 i 3 impreza zagraża bezpieczeństwu ruchu drogowego, a nie ma możliwości zorganizowania objazdów niepowodujących istotnego zwiększenia kosztów ponoszonych przez uczestników;

3) Organ wydający zezwolenie cofa wydane zezwolenie, gdy istnieje niebezpieczeństwo zagrożenia życia lub zdrowia albo mienia wielkiej wartości. Organ wydający zezwolenie może cofnąć zezwolenie, gdy impreza zagraża bezpieczeństwu ruchu drogowego.  Decyzji cofnięcia wydania zezwolenia nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności. (art. 65d ustawy – Prawo o ruchu drogowym);

4) Organ kontroli ruchu drogowego przerywa imprezę, jeżeli odbywa się ona bez zezwolenia. Organ kontroli ruchu drogowego może przerwać imprezę, jeżeli:     
 - miejsce, trasa lub czas jej trwania nie są zgodne z warunkami określonymi w zezwoleniu;  
 - istnieje niebezpieczeństwo zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego albo mienia wielkiej wartości;    
 - jej przebieg powoduje zagrożenie bezpieczeństwa ruchu drogowego (art. 65 f-g ustawy – Prawo o ruchu drogowym). 
5) Przepisy art. 65-65 g ustawy Prawo o ruchu drogowym nie dotyczą:      
a) procesji, pielgrzymek i innych imprez o charakterze religijnym, które odbywają się na drogach na zasadach określonych w ustawach o stosunku Państwa do poszczególnych Kościołów;       
b) konduktów pogrzebowych, które poruszają się po drogach stosownie do miejscowego zwyczaju. (art. 65 h ust. 1 i 2 ustawy – Prawo o ruchu drogowym).

VII. Forma załatwienia:      
Decyzja administracyjna.

VIII. Informacje na temat trybu odwoławczego:           
Stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania od wydanej decyzji do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Białymstoku za pośrednictwem Marszałka Województwa Podlaskiego w ciągu 14 dni od daty jej otrzymania.

IX. Informacje na temat opłat:

1) Opłata skarbowa:

a) za wydanie zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny wydawanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynosi - 48 zł (zgodnie z załącznikiem do ustawy o opłacie skarbowej;
b) od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii wynosi 17 zł (z wyłączeniem pełnomocnictwa udzielanego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, lub gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony z opłaty skarbowej).

2)  Dowód wniesionej wpłaty na rachunek właściwego organu podatkowego należy dołączyć do   wniosku o wydanie zezwolenia.

3)  Zgodnie z przepisami ustawy o opłacie skarbowej zwalnia się od opłaty skarbowej

a) pod warunkiem wzajemności, państwa obce, ich przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i siły zbrojne, międzynarodowe organizacje i instytucje oraz ich oddziały i przedstawicielstwa, korzystające na podstawie ustaw, umów lub powszechnie uznanych zwyczajów międzynarodowych z przywilejów i immunitetów, a także członków ich personelu i inne osoby zrównane z nimi, jeżeli nie są one obywatelami polskimi i nie mają miejsca stałego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
b) jednostki budżetowe;
c) jednostki samorządu terytorialnego;           
d) organizacje pożytku publicznego, jeżeli dokonują zgłoszenia lub składają wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia - wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;      
e) osoby, które dokonując zgłoszenia lub składając wniosek o dokonanie czynności urzędowej albo wniosek o wydanie zaświadczenia lub zezwolenia (pozwolenia, koncesji) albo składając dokument stwierdzający udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpis, wypis lub kopię przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

4) Wpłaty stanowiące dochód Gminy Białystok z tytułu opłaty skarbowej należy wnosić na numer konta:

Urząd Miejski w Białymstoku Departament Finansów Miasta        
BANK PEKAO S.A. 26 1240 5211 1111 0010 3553 3132   

lub gotówką:         
- Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Słonimska 1, pok. 18,              
- Urząd Miejski w Białymstoku, ul. Składowa 11,             
- Starostwo Powiatowe, ul. Borsucza 2

SPRAWĘ PROWADZI I INFORMACJI UDZIELA:            

Departament Infrastruktury i Transportu       

Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku       

Referat Infrastruktury Technicznej  

Osoba do kontaktu:

wioletta.zaremba@wrotapodlasia.pl

katarzyna.grzymkowska@wrotapodlasia.pl

Adres:
ul. Kard. S. Wyszyńskiego 1, V piętro, pok. 509, 15-888 Białystok

Telefony:
tel. (85) 66 54 479 
fax (85) 66 54 472

Godziny pracy:   
pn: 8.00 - 16.00    
wt-pt: 7.30 - 15.30

Podstawa prawna:

1) Art. 10, art. 65 oraz art. 65a-i ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. - Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. z 2022 r., poz. 988 ze zm.);             
2) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r., poz. 735 ze zm.);
3) Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2021 r., poz. 1923 ze zm.).

Informacja Administratora – zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych, RODO)

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych zawartych we wniosku i załącznikach do wniosku jest Województwo Podlaskie reprezentowane przez Marszałka oraz Zarząd Województwa Podlaskiego z siedzibą przy ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 1, 15-888 Białystok. tel. +48 (85) 66-54-549, e-mail: kancelaria@wrotapodlasia.pl, http://bip.umwp.wrotapodlasia.pl/
2. Administrator wyznaczył pana Roberta Kursę do pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym możecie Państwo kontaktować się pod adresem poczty elektronicznej: iod@wrotapodlasia.pl
3. Pani/Pana dane osobowe zawarte we wniosku i załącznikach do wniosku, będą przetwarzane w ramach prowadzonego postępowania administracyjnego objętego wnioskiem o wydanie zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w powyższym celu jest obowiązek prawny ciążący na administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ustawa Prawo o ruchu drogowym;

4. Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane przez inne organy administracji publicznej (Starostwa, Gminy, Komendę Wojewódzką Policji, PZDW), podmioty opiniujące/zatwierdzające wydanie zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny oraz podmioty świadczące usługi wsparcia do systemów informatycznych. Dane osobowe mogą być też powierzone podmiotom świadczącym usługi brakowania akt archiwalnych (trwałe usunięcie danych) na rzecz Administratora.
5. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.
6. Pani/Pana dane będą przetwarzane przez okres przeprowadzenia procedury dotyczącej wydania zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny, a po zakończeniu procedury dane osobowe będą archiwizowane przez okres wynikający z instrukcji kancelaryjnej, tj. przez okres 5 lat, po czym zostaną poddane brakowaniu akt.
7. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym Administratora, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak możliwości rozpatrzenia wniosku o wydanie zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi dotyczącej niezgodności przetwarzania danych osobowych do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.