Te dwa projekty kluczowe to wdrażany przez Województwo Podlaskie w partnerstwie ze 129. jednostkami samorządu terytorialnego i we współpracy z ich jednostkami podległymi (w sumie ok.1100) – Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II. administracja samorządowa i wdrażany  przez Wojewodę Podlaskiego wraz z 19 jednostkami administracji rządowej projekt Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego  - część II, administracja rządowa.

- To moment przełomowy, od dziś mieszkaniec naszego województwa  będzie mógł załatwić każdą sprawę bez względu na to czy dotyczącą administracji samorządowej czy rządowej, poprzez jedną stronę internetową – powiedział na rozpoczęcie konferencji wojewoda Andrzej Meyer.

- Przestrzeń samorządowa uzyskała połączenie z przestrzenią rządową tak, by każdy obywatel mógł załatwić każdą sprawę przez internet – dodała wicemarszałek Województwa Podlaskiego Anna Naszkiewicz.

Oznacza to w praktyce, że należy na portalu Wrota Podlasia odszukać zakładkę Cyfrowy Urząd i wejść w  świat elektronicznego załatwienia sprawy. Potrzebny jest jednak podpis elektroniczny lub równoznaczny z nim profil zaufany. By go uzyskać, trzeba przez internet złożyć wniosek, ale przy potwierdzeniu tożsamości jest konieczna wizyta w urzędzie,   jak zapewniają organizatorzy konferencji – tylko raz.

Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia ma pomóc wszystkim mieszkańcom województwa nie tylko w załatwieniu spraw w administracji rządowej czy samorządowej (Urząd Miejski w Białymstoku czy Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Urząd Skarbowy, Urząd Celny, Policja)  także w ich urzędach powiatowych, czy gminnych.

- Mamy wynegocjowane umowy ze wszystkimi urzędami powiatowymi i gminnymi na podstawowe usługi, tzw. top 10, które wszystkie podmioty świadczą przez internet – wyjaśnia Robert Kursa kierownik projektu w ramach departamentu Społeczeństwa Informacyjnego UMWP. 

***

Projekt „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja samorządowa” realizowano w latach 2012-2015. W ramach projektu zrealizowano zadania koncentrujące się na poprawie warunków dostępu do usług administracji publicznej poprzez wdrożenie nowych mechanizmów zawartych w poszczególnych modułach tematycznych:

• Cyfrowy Urząd Wrót Podlasia - element grupujący aplikacje i moduły służący do udostępniania usług związanych z załatwianiem spraw w JST, umożliwiający składanie pism przez interesantów
  z wykorzystaniem podpisu kwalifikowalnego lub profilu zaufanego ePUAP. W skład CU wchodzą m.in. Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) umożliwiająca wnoszenie pism i udzielenie odpowiedzi droga elektroniczną, Osobiste Konta Interesantów (OKI), katalog usług publicznych oraz katalog administracji publicznej.
• Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją - aplikacja, która służy wykonywanie czynności kancelaryjnych w Jednostkach w rozumieniu przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. EZD zapewnia obsługę dokumentów w postaci elektronicznej  oraz papierowej, obieg przesyłek i spraw w obrębie urzędu
  z wykorzystaniem mechanizmów przepływu pracy (Workflow), archiwizację dokumentów. Dla Jednostek, które nie prowadzą obiegu dokumentów w oparciu o przepisy KPA dostarczono oprogramowanie o uproszczonej obsłudze.
• serwisy www – w tym BIP oraz serwery usług hostingowych – element odpowiedzialny za zakładanie nowych i obsługę istniejących stron www Jednostek Samorządu Terytorialnego oraz ich Jednostek Podległych (strony www Partnerów i Jednostek Podległych wraz ze stronami BIP).
• System poczty elektronicznej w domenie „wrotapodlasia.pl” - poczta elektroniczna stanowi podstawowe narzędzie komunikacji grupowej pomiędzy pracownikami wszystkich Partnerów biorących udział w Projekcie, pełni rolę nie tylko skrzynki pocztowej do przesyłania wiadomości elektronicznych, ale również pełni funkcje osobistego kalendarza dla każdego Użytkownika zapewniając m.in. współpracę z mobilnymi urządzeniami.
• Rozbudowano platformę Wrót Podlasia - poprzez budowę Portalu zwiększono oraz zoptymalizowano kanał informacyjny skierowany do szerokiego grona odbiorców: mieszkańców, turystów, inwestorów, biznesmenów. Udostępniono informacje o wydarzeniach odbywających się
  w województwie podlaskim, różnych instytucjach zlokalizowanych na obszarze województwa podlaskiego poprzez Platformę Portalu Informacyjnego Wrota Podlasia oraz Wortale tematyczne z nią zintegrowane. Systemy wchodzące w skład Platformy z założenia są systemami dynamicznymi, otwartymi, pozwalającymi na wdrażanie nowych usług elektronicznych zgodnie z przeznaczeniem Platformy Portalu Informacyjnego Wrota Podlasia lub przyszłościowej rozbudowy o usługi nie związane ściśle z zadaniami publicznymi.
• GIS - System Informacji Przestrzennej Wrót Podlasia to regionalny system informacji przestrzennej dla województwa podlaskiego. Zbudowano Główny Wojewódzki Węzeł GIS oraz 17 Powiatowych Węzłów GIS. W ramach tego rozwiązania powstała jedna centralna i 17 lokalnych baz z informacjami przestrzennymi. Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań Systemu Informacji Przestrzennej Wrót Podlasia GIS pozwoliło na spełnienie Jednostkom Samorządu Terytorialnego wymogów Dyrektywy INSPIRE (INfrastructure for SPatial InfoRmation in Europe - Infrastruktura Informacji Przestrzennej w Europie) zaimplementowanej do polskiego prawa ustawą o infrastrukturze informacji przestrzennej. Realizacja GIS Podlasia umożliwia mieszkańcom województwa dostęp do danych przestrzennych poprzez Internet, a pracownikom jednostek administracyjnych ułatwia zarządzanie danymi oraz pozwala na przyspieszenie procesów decyzyjnych. Powiaty zyskały wydajną infrastrukturę informatyczną ułatwiającą realizację zadań dotyczących danych przestrzennych i świadczenie usług wynikających z przepisów prawa, w tym z ustawy o infrastrukturze informacji przestrzennej.
• e-Edukacji - Podlaska Platforma Edukacyjna (PPE) element świadczący usługi wspomagające edukację szkolną. Powstało centralne repozytorium do przechowywania, udostępniania
  i współdzielenia treści dydaktycznych, w 125 szkołach został wdrożony elektroniczny dziennik. Zakupione licencje pozwalają Partnerom biorącym udział w tej części Projektu (121 JST)  na wdrażanie elektronicznego dziennika i platformy e-learningowej w pozostałych szkołach.

Bezpośrednimi odbiorcami są mieszkańcy województwa podlaskiego i jednostki oświatowe podległe samorządom z terenu województwa. Platforma w założeniach ma spowodować podniesie jakości nauczania przez nauczycieli i uczenia się przez uczniów poprzez: zapewnienie dostępu do treści edukacyjnych i multimedialnych pomocy naukowych, zestaw narzędzi komunikacji między nauczycielem a uczniem i rodzicem - rodzice uczniów uczęszczających do szkół, które wezmą udział w programie pilotażowym, będą mogli na bieżąco śledzić postępy w nauce swoich dzieci. Platforma umożliwia również udostepnienie rozkładu jazdy autobusów szkolnych.

• e-Bezpieczeństwa – podniesienie poziomu bezpieczeństwa teleinformatycznego poprzez modernizację i inwestycję w infrastrukturę techniczną.

Działania wdrażane w ramach Projektu „Wdrażanie elektronicznych usług dla ludności województwa podlaskiego – część II, administracja samorządowa” są komplementarne w stosunku do działań realizowanych na poziomie regionalnym, związanych z poprawą funkcjonowania administracji publicznej na szczeblu samorządowym i rządowym. Wśród projektów komplementarnych dla zrealizowanego Projektu są miedzy innymi:

• e-Podlaskie – kierunki rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego Województwa Podlaskiego,
• Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej,
• Podlaski system informacyjny e-Zdrowie,
• Podniesienie umiejętności osób pracujących – likwidacja luki kompetencyjnej w obszarze informatyki.